Memisahkan stok lama dan stok baru merupakan bagian penting dalam pengelolaan persediaan. Tanpa sistem yang jelas, stok lama bisa tertinggal di gudang sementara stok baru terus digunakan atau ditempatkan di bagian depan.
Kondisi tersebut dapat menyebabkan barang menumpuk, sulit ditemukan, bahkan meningkatkan risiko produk rusak atau kedaluwarsa.
Dengan sistem penyimpanan yang sederhana dan konsisten, stok lama dan stok baru dapat dikelola dengan lebih mudah.
Mengapa Stok Lama dan Baru Perlu Dipisahkan?
Pemisahan stok membantu bisnis mengetahui barang mana yang harus digunakan atau dijual terlebih dahulu.
Beberapa manfaatnya antara lain:
- Mengurangi risiko barang kedaluwarsa.
- Mencegah stok lama tertinggal.
- Memudahkan pengecekan persediaan.
- Mempercepat proses pengambilan barang.
- Memudahkan pencatatan stok.
- Mengurangi potensi barang rusak.
- Membantu mengatur kapasitas gudang.
Sistem ini sangat berguna bagi toko, UMKM, distributor, maupun bisnis yang memiliki banyak persediaan.
1. Gunakan Sistem FIFO
Salah satu metode yang paling sederhana adalah FIFO (First In, First Out).
Artinya, barang yang masuk lebih dahulu harus dikeluarkan atau dijual lebih dahulu.
Contohnya:
- Stok A masuk tanggal 1.
- Stok B masuk tanggal 10.
- Stok C masuk tanggal 20.
Saat ada penjualan, stok A sebaiknya digunakan terlebih dahulu, kemudian B, dan C.
Metode ini sangat berguna untuk produk yang memiliki masa simpan terbatas.
2. Beri Label pada Setiap Stok
Berikan informasi pada barang atau rak untuk membedakan stok lama dan stok baru.
Label dapat mencantumkan:
- Tanggal masuk.
- Kode barang.
- Nama produk.
- Jumlah.
- Batch.
- Tanggal kedaluwarsa jika ada.
Label yang jelas membuat karyawan lebih mudah menentukan barang yang harus diambil terlebih dahulu.
3. Pisahkan Berdasarkan Area Rak
Jika jumlah stok cukup banyak, gunakan area rak yang berbeda.
Misalnya:
Rak A: Stok lama
Rak B: Stok baru
Namun, pembagian area harus tetap mempertimbangkan sistem FIFO. Stok lama sebaiknya berada pada posisi yang lebih mudah diambil.
4. Tempatkan Stok Lama di Bagian Depan
Cara sederhana untuk menerapkan FIFO adalah menempatkan stok lama di bagian depan dan stok baru di belakang.
Ketika stok lama habis, stok baru dapat digeser ke posisi depan.
Sistem ini cocok untuk rak gudang maupun rak penyimpanan toko.
5. Gunakan Rak dengan Akses yang Mudah
Rak penyimpanan sebaiknya memungkinkan karyawan melihat dan mengambil barang dengan mudah.
Rak bertingkat dapat digunakan untuk mengelompokkan stok berdasarkan kategori, tanggal masuk, atau jenis barang.
Untuk barang yang berat, konstruksi rak juga harus disesuaikan dengan kapasitas beban.
6. Gunakan Sistem FEFO untuk Produk Kedaluwarsa
Tidak semua produk cocok hanya menggunakan FIFO.
Untuk barang yang memiliki tanggal kedaluwarsa, FEFO (First Expired, First Out) dapat digunakan.
Dalam metode ini, barang dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat dikeluarkan terlebih dahulu meskipun barang tersebut tidak selalu merupakan stok yang paling lama masuk.
Contohnya:
- Produk A masuk Januari, kedaluwarsa Desember.
- Produk B masuk Februari, kedaluwarsa Oktober.
Produk B harus diprioritaskan karena tanggal kedaluwarsanya lebih dekat.
7. Catat Tanggal Barang Masuk
Pencatatan tanggal masuk membantu mengetahui umur stok.
Pencatatan dapat dilakukan melalui:
- Buku stok.
- Spreadsheet.
- Aplikasi inventory.
- Sistem gudang.
Untuk bisnis kecil, spreadsheet sederhana sudah dapat digunakan selama pencatatannya konsisten.
8. Bedakan Stok Berdasarkan Batch
Jika produk datang dalam jumlah besar, gunakan kode batch untuk mempermudah pelacakan.
Contohnya:
Batch 01 — Januari 2026
Batch 02 — Februari 2026
Batch 03 — Maret 2026
Dengan sistem ini, stok dapat ditelusuri dengan lebih mudah ketika terjadi masalah pada produk tertentu.
9. Jangan Mencampur Stok Tanpa Penanda
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah mencampur stok lama dan baru tanpa sistem.
Barang memang bisa ditempatkan pada rak yang sama, tetapi harus memiliki urutan yang jelas.
Jika stok lama dan baru bercampur tanpa penanda, karyawan dapat mengambil barang secara acak dan sistem FIFO menjadi sulit diterapkan.
10. Gunakan Rak dengan Pembagian yang Jelas
Untuk gudang dengan banyak jenis barang, gunakan rak yang memiliki beberapa tingkat atau kompartemen.
Setiap bagian dapat diberi kode tertentu.
Contohnya:
A1 — Produk A — Stok Lama
A2 — Produk A — Stok Baru
B1 — Produk B — Stok Lama
Sistem sederhana seperti ini dapat membantu mempercepat pencarian barang.
11. Lakukan Pemeriksaan Stok Secara Berkala
Pemisahan stok tidak akan efektif jika tidak disertai pemeriksaan rutin.
Lakukan pengecekan untuk mengetahui:
- Jumlah stok.
- Kondisi barang.
- Tanggal masuk.
- Tanggal kedaluwarsa.
- Barang rusak.
- Selisih stok fisik dan catatan.
Frekuensi pemeriksaan dapat disesuaikan dengan jumlah dan jenis persediaan.
12. Atur Produk Berdasarkan Kecepatan Penjualan
Produk yang paling cepat terjual sebaiknya ditempatkan pada area yang mudah diakses.
Sementara barang yang jarang keluar dapat ditempatkan pada area yang tidak terlalu dekat dengan jalur utama.
Pengaturan ini dapat mempercepat proses pengambilan sekaligus membuat penggunaan ruang gudang lebih efisien.
13. Gunakan Rak Gudang yang Sesuai
Pemilihan rak sangat berpengaruh terhadap pengelolaan stok.
Untuk stok dalam jumlah banyak, rak gudang besi dapat digunakan karena dapat dibuat bertingkat dan memiliki kapasitas penyimpanan yang lebih besar.
Rak dapat dibagi berdasarkan:
- Jenis produk.
- Kode barang.
- Batch.
- Tanggal masuk.
- Tanggal kedaluwarsa.
- Berat barang.
Untuk kebutuhan tertentu, rak juga dapat dibuat custom sesuai ukuran gudang dan karakteristik barang.
Cara Menata Stok Lama dan Baru di Rak
Contoh sederhana penerapan FIFO:
Bagian depan rak → Stok lama
Bagian tengah → Stok berikutnya
Bagian belakang → Stok baru
Ketika stok di bagian depan habis, stok berikutnya digeser ke depan.
Untuk sistem FEFO, urutannya ditentukan berdasarkan tanggal kedaluwarsa, bukan hanya tanggal masuk.
Kesalahan yang Perlu Dihindari
Beberapa kesalahan dalam mengelola stok lama dan baru antara lain:
- Tidak mencatat tanggal masuk.
- Mencampur semua stok tanpa penanda.
- Tidak menggunakan FIFO atau FEFO.
- Tidak memberi label.
- Menempatkan stok lama di belakang stok baru.
- Tidak melakukan pemeriksaan rutin.
- Mengabaikan barang yang rusak.
- Menggunakan rak tanpa pembagian area yang jelas.
Tips Agar Sistem Stok Lebih Efektif
Agar pemisahan stok berjalan konsisten, buat prosedur sederhana yang harus dilakukan setiap kali barang datang.
- Periksa jumlah barang.
- Catat tanggal masuk.
- Berikan label.
- Tentukan lokasi penyimpanan.
- Tempatkan stok baru di posisi yang sesuai.
- Perbarui catatan persediaan.
- Pastikan stok lama tetap berada pada posisi pengambilan terlebih dahulu.
Dengan prosedur yang konsisten, pengelolaan stok menjadi lebih mudah meskipun jumlah barang semakin banyak.
Cara memisahkan stok lama dan stok baru dapat dilakukan dengan menerapkan FIFO, memberikan label tanggal masuk, mengatur posisi barang di rak, serta melakukan pemeriksaan stok secara berkala.
Untuk produk yang memiliki tanggal kedaluwarsa, metode FEFO dapat digunakan agar barang yang paling dekat masa kedaluwarsanya diprioritaskan.
Penggunaan rak gudang besi custom juga dapat membantu memisahkan stok berdasarkan kategori, batch, tanggal masuk, maupun kebutuhan penyimpanan lainnya. Dengan sistem penyimpanan yang teratur, proses pengecekan dan pengambilan barang dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.